Die virtuelle Poststelle der BGHW
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Mit der virtuellen Poststelle sind diese auf der sicheren Seite. Sie bietet der BGHW die Möglichkeit, mit Ihnen digital über sensible Inhalte zu kommunizieren und dennoch Ihre Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
Was ist die virtuelle Poststelle der BGHW?
- Die virtuelle Poststelle (VPS) ermöglicht den sicheren Versand von E-Mails von den Berufsgenossenschaften an externe Partner (Versicherte, Mitgliedsbetrieb, Ärzte etc.).
- Sie funktioniert für Empfänger grundsätzlich wie ein Postfach bei einem E-Mail-Anbieter.
- Es ist weder zusätzliche Software erforderlich, noch werden komplexe Zertifikate benötigt. Die Nutzung erfolgt über einen beliebigen Browser.
- Die Nachrichten sind lokal auf der VPS verschlüsselt, die sichere Übertragung ist per HTTPS gewährleistet.
So rufen Sie Ihre Nachricht sicher ab
- Zunächst einmal ist alles wie gewohnt: Sie erhalten eine E-Mail von der BGHW. In der E-Mail finden Sie einen individuell für Sie generierten Link zur Nachricht in der virtuellen Poststelle.
Wichtig! Nur mit diesem Link können Sie auf Ihre Nachricht in der virtuellen Poststelle zugreifen. Bitte löschen Sie diese Mail daher nicht.
- Klicken Sie zum ersten Mal auf den Link zur virtuellen Poststelle (oder haben diese in den vergangenen 180 Tagen nicht besucht), werden Sie auf eine Registrierungs-Seite weitergeleitet. Vergeben Sie dort Ihre Zugangsdaten und füllen Sie die Felder aus. Bestätigen Sie mit „Registrieren“.
- Sie erhalten daraufhin eine Aktivierungs-Mail: Aktivieren Sie Ihren Zugang durch einen Klick auf den Link.
- Nach der Registrierung, müssen Sie lediglich den unter Punkt 1 genannten Link neu aufrufen und sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen. Sie erhalten dann einen Sicherheitscode (Token) per E-Mail, den Sie auf der Zugangsseite im Browser eingeben müssen.
- Jetzt können Sie die Nachricht abrufen und bei Bedarf beantworten. Auch Anhänge können Sie hier sicher herunter- und hochladen.
Wichtig
Ihre Nachrichten werden maximal 30 Tage gespeichert, danach werden sie aus datenschutzrechtlichen Gründen automatisch gelöscht.
Auch Ihr Account wird nach 180 Tagen Inaktivität gelöscht. 7 Tage vor Löschung erhalten Sie eine Benachrichtigungs-Mail dazu. Beim Erhalt einer neuen Nachricht über die virtuelle Poststelle nach 180 Tagen Inaktivität müssen Sie sich also neu registrieren.
Vorteile der virtuellen Poststelle
- Datenschutzsichere Kommunikation mit Ihrer BGHW
- Schnelle und digitale Kommunikation
- Keine zusätzliche Software nötig
FAQ – häufig gestellte Fragen
Ja, allerdings sind lediglich Antworten auf in der VPS vorhandene Nachrichten möglich. Eine neue unabhängige Nachricht an beliebige Empfänger zu schreiben ist nicht möglich.
Ja, eine Antwort an den Absender der Nachricht bei der BGHW direkt aus der VPS ist möglich.
Eine Anmeldung an der VPS ist über den Link in der Benachrichtigungs-E-Mail jederzeit möglich, allerdings kann nur auf vorhandene Nachrichten geantwortet werden. Eine neue unabhängige Nachricht an beliebige Empfänger zu schreiben ist nicht möglich.
Ja, eine Weiterleitung ist durch die „speichern unter“ Funktion und das auf dem eigenen Gerät vorhandene Mail-Programm möglich.
Die maximale Größe einer Nachricht ist auf 60 MB beschränkt.
Das Schlüsselwort „vpsbghw“ dient bei Versand der Nachricht von der BGHW als Kennzeichnung, dass diese Nachricht sicher über die VPS versandt werden soll. Bei Nachrichten, die von außerhalb an die BGHW geschickt werden, hat das Schlüsselwort keine Auswirkung.
Es können alle gängigen Dateiformate, die auch sonst im E-Mail-Verkehr benutzt werden, als Anhang an eine Mail in der VPS beigefügt werden.
Bitte prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, eventuell befindet sich die Nachricht dort. Falls nicht, nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Ansprechperson innerhalb der BGHW auf oder wenden sich per E-Mail an den Help Desk der BGHW.
Ja, der Nachrichtenempfang ist weiterhin möglich. Wenn der Account nicht mehr existiert ist eine erneute Registrierung erforderlich. Sie können dann Nachrichten einsehen, die nicht älter als 30 Tage sind.
Nach 30 Tagen werden Nachrichten in der VPS automatisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
