Die virtuelle Poststelle der BGHW
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Mit der virtuellen Poststelle sind diese auf der sicheren Seite. Sie bietet der BGHW die Möglichkeit, mit Ihnen digital über sensible Inhalte zu kommunizieren und dennoch Ihre Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
Was ist die virtuelle Poststelle der BGHW?
- Die virtuelle Poststelle (VPS) ermöglicht den sicheren Versand von E-Mails von den Berufsgenossenschaften an externe Partner (Versicherte, Mitgliedsbetrieb, Ärzte etc.).
- Sie funktioniert für Empfänger grundsätzlich wie ein Postfach bei einem E-Mail-Anbieter.
- Es ist weder zusätzliche Software erforderlich, noch werden komplexe Zertifikate benötigt. Die Nutzung erfolgt über einen beliebigen Browser.
- Die Nachrichten sind lokal auf der VPS verschlüsselt, die sichere Übertragung ist per HTTPS gewährleistet.
So rufen Sie Ihre Nachricht sicher ab
- Zunächst einmal ist alles wie gewohnt: Sie erhalten eine E-Mail von der BGHW. In der E-Mail finden Sie einen individuell für Sie generierten Link zur Nachricht in der virtuellen Poststelle.
Wichtig! Nur mit diesem Link können Sie auf Ihre Nachricht in der virtuellen Poststelle zugreifen. Bitte löschen Sie diese Mail daher nicht.
- Klicken Sie zum ersten Mal auf den Link zur virtuellen Poststelle (oder haben diese in den vergangenen 180 Tagen nicht besucht), werden Sie auf eine Registrierungs-Seite weitergeleitet. Vergeben Sie dort Ihre Zugangsdaten und füllen Sie die Felder aus. Bestätigen Sie mit „Registrieren“.
- Sie erhalten daraufhin eine Aktivierungs-Mail: Aktivieren Sie Ihren Zugang durch einen Klick auf den Link.
- Nach der Registrierung, müssen Sie lediglich den unter Punkt 1 genannten Link neu aufrufen und sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen. Sie erhalten dann einen Sicherheitscode (Token) per E-Mail, den Sie auf der Zugangsseite im Browser eingeben müssen.
- Jetzt können Sie die Nachricht abrufen und bei Bedarf beantworten. Auch Anhänge können Sie hier sicher herunter- und hochladen.
Wichtig
Ihre Nachrichten werden maximal 30 Tage gespeichert, danach werden sie aus datenschutzrechtlichen Gründen automatisch gelöscht.
Auch Ihr Account wird nach 180 Tagen Inaktivität gelöscht. 7 Tage vor Löschung erhalten Sie eine Benachrichtigungs-Mail dazu. Beim Erhalt einer neuen Nachricht über die virtuelle Poststelle nach 180 Tagen Inaktivität müssen Sie sich also neu registrieren.
Vorteile der virtuellen Poststelle
- Datenschutzsichere Kommunikation mit Ihrer BGHW
- Schnelle und digitale Kommunikation
- Keine zusätzliche Software nötig
Sollten Sie trotz der genannten Vorteile der VPS und der Sicherheitsbedenken einer unverschlüsselten E-Mail den Wunsch einer Kommunikation per E-Mail haben, bieten wir unseren Mitgliedsunternehmen die Möglichkeit einer unverschlüsselte E-Mail Kommunikation an.
Hierfür ist die hier hinterlegte Einwilligungserklärung per Post unterschrieben an uns zu übersenden.
Services und Downloads
FAQ – häufig gestellte Fragen
Die VPS kann unter Mozilla Firefox, Google Chrome sowie Microsoft Edge genutzt werden. Andere Internetbrowser werden nicht unterstützt.
Das Schlüsselwort „vpsbghw“ dient bei Versand der Nachricht von der BGHW als Kennzeichnung, dass diese Nachricht sicher über die VPS versandt werden soll. Dies kann im Betreff der Email an jeder Stelle stehen. Bei Nachrichten, die von außerhalb an die BGHW geschickt werden, hat das Schlüsselwort keine Auswirkung.
Bitte prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, eventuell befindet sich die Nachricht dort. Falls nicht, nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrer Ansprechperson bei der BGHW auf.
In diesem Fall kann es sein, dass Ihre hauseigenen Sicherheitsrichtlinien den Aufruf des Links unterbinden. Bitte wenden Sie sich dafür an Ihre IT.
Hierzu finden Sie weiter oben auf dieser Seite eine Kurzerklärung sowie ein Video-Tutorial.
Der Token ist im Rahmen der Zwei-Faktor-Authentisierung notwendig und stellt ein datenschutzrechtliches Erfordernis dar. Zum Aufruf der sicheren Nachricht in der Virtuellen Poststelle müssen Sie diesen angeben, um sich anmelden zu können.
Nach dreimalig falscher Eingabe des Passwortes oder Tokens wird der Nutzer-Account gesperrt (bitte geben Sie den Token manuell ein. Es kann sein, dass beim Kopieren und Einfügen des Tokens ein zusätzliches Leerzeichen eingefügt wird, das nicht automatisch herausgefiltert werden kann.
Der Account schaltet sich nach drei Minuten Wartezeit automatisch wieder frei. Danach können Sie sich über den Link der ursprünglichen E-Mail wieder anmelden. Der Registrierungs- und/oder Anmeldeprozess (Passwort- und Token-Eingabe) muss dann erneut von Anfang an durchlaufen werden. Der Account kann auch sofort durch Anforderung und Erstellung eines neuen Passwortes auf der VPS-Anmeldeseite freigeschaltet werden.
Ja, allerdings sind lediglich Antworten auf in der VPS vorhandene Nachrichten möglich. Eine neue unabhängige Nachricht an beliebige Empfänger zu schreiben, ist nicht möglich.
Ja, eine Antwort an den Absender der Nachricht bei der BGHW direkt aus der VPS ist möglich. Eine neue unabhängige Nachricht an beliebige Empfänger zu schreiben ist nicht möglich.
Nein, die VPS ist nur über den Link einer Benachrichtigungs-E-Mail aufrufbar. Soweit Sie also den Link nutzen können, können Sie auch die VPS aufrufen und sich anmelden. Dann können Sie auf alle in Ihrem Nutzerkonto vorhandenen Nachrichten antworten. Eine neue unabhängige Nachricht an beliebige Empfänger zu schreiben, ist nicht möglich.
Bitte beachten Sie, dass das von Ihnen selbst vergebene Passwort nur mit dem Email-Account verknüpft ist, an den wir die Benachrichtigungs-E-Mail versendet haben. Von einem anderen E-Mail-Account aus ist die VPS daher nicht nutzbar.
Die Nachricht in der VPS kann nur aus dem Account heraus aufgerufen werden, an den diese ursprünglich geschickt wurde. Ihr Kollege oder ihre Kollegin müsste also die Zugangsdaten des Sammelpostfachs besitzen. Auch werden alle mit der Anmeldung verbundenen E-Mails, wie die Übersendung des Tokens, an die E-Mailadresse des Sammelpostfachs geschickt. Deshalb ist das Weiterleiten der ursprünglichen Email an eine andere Emailadresse nicht zu empfehlen.
Zuerst muss sich wie gewohnt mit dem Account des Sammelpostfachs bei der VPS angemeldet werden. Die in der VPS vorhandenen Nachrichten können Sie dann über die Funktion „Speichern unter“ separat über das auf Ihrem eigenen Gerät befindlichen E-Mail-Programm an den Kollegen oder die Kollegin zur Bearbeitung weiterleiten.
Eine Weiterleitung der Nachrichten aus der VPS ist nach Anmeldung über die Funktion „Speichern unter“ über das eigene E-Mail-Programm möglich.
Nach 30 Tagen werden Nachrichten in der VPS automatisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Es wird daher empfohlen, Nachrichten, die Sie über die VPS erhalten, direkt herunterzuladen.
Ja, der Nachrichtenempfang ist weiterhin möglich. Wenn der Account nicht mehr existiert, ist jedoch eine erneute Registrierung erforderlich. Dann können Sie die Nachrichten einsehen, die nicht älter als 30 Tage sind.
Die maximale Größe einer Nachricht inklusive eines Anhangs ist auf 60 MB beschränkt.
Es können alle gängigen Dateiformate, die auch sonst im E-Mail-Verkehr genutzt werden, als Anhang an die VPS-Nachricht beigefügt werden.
Bitte wenden Sie sich an den Absender der Email, mit der Sie über eine Nachricht auf der virtuellen Poststelle informiert wurden.
