„Oh je, die Berufsgenossenschaft kommt!“ Sie müssen keine Bauchschmerzen bekommen, wenn sich die Berufsgenossenschaft für eine Betriebsbegehung anmeldet. Sie sollten aber schon darauf vorbereitet sein. Deswegen haben wir für Sie die wichtigsten Tipps und Informationen zusammengestellt.
Warum will die Berufsgenossenschaft Ihren Betrieb besichtigen?
Die Berufsgenossenschaft ist als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung dazu verpflichtet, die Betriebe ihrer Mitgliedsunternehmen aufzusuchen. Dafür zuständig ist der Außendienst der BGHW, das sind Aufsichtspersonen sowie Präventionsberater und Präventionsberaterinnen. So soll einerseits sichergestellt werden, dass die geltenden Bestimmungen und Regeln für den Arbeitsschutz eingehalten werden. Andererseits zeigen die Fachleute der BGHW Verbesserungspotenzial auf, beraten, wie Gefährdungen an den Arbeitsplätzen beseitigt werden können, und sensibilisieren Führungskräfte und Beschäftigte für das Thema Sicherheit am Arbeitsplatz.
Was prüfen die Fachleute der BGHW?
Die Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz ist Grundlage für die systematische Umsetzung von Sicherheit und Gesundheitsschutz an den Arbeitsplätzen. Deswegen prüfen die Außendienst-Mitarbeitenden der BGHW zunächst die dazugehörigen Dokumente, außerdem den sonstigen organisatorischen Stand des Arbeitsschutzes Ihres Unternehmens, Nachweise über durchgeführte Schulungen und Unterweisungen. Selbstverständlich wird auch ein Betriebsrundgang gemacht, um sich die Situation an den Arbeitsplätzen anzuschauen und um dabei beispielsweise folgende Fragen zu klären:
- Ist das vorgeschriebene Erste-Hilfe-Material vorhanden und leicht zu erreichen?
- Sind ausreichend Feuerlöscher vorhanden und leicht zu erreichen?
- Sind die Flucht- und Rettungswege in voller Breite freigehalten und gekennzeichnet?
- Sind die erforderlichen baulichen und technischen Brandschutzreinrichtungen vorhanden und funktionstüchtig?
- Sind Verkehrswege frei von Stolper-, Rutsch- oder Sturzgefahren?
- Ist die Beleuchtung ausreichend, um sicher arbeiten zu können?
- Sind die Arbeitsplätze ergonomisch eingerichtet?
- Gibt es technische Hilfsmittel, um schwere Waren zu transportieren oder zu heben?
- Sind die Arbeitsabläufe gut organisiert? Hat der Arbeitgeber seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausreichend über erforderliche Schutzmaßnahmen informiert?
Der BGHW-Außendienst begeht bei einer Betriebsbesichtigung in der Regel alle Betriebsbereiche. Es können aber auch im Rahmen von Schwerpunktaktionen oder wenn der Betrieb um eine Beratung gebeten hat, nur ausgewählte Bereiche, Tätigkeiten oder Arbeitsabläufe begutachtet werden.
Wer sollte an einer Betriebsprüfung teilnehmen?
Folgende Personen aus Ihrem Unternehmen sollten teilnehmen: die Geschäftsführung. Wenn im Betrieb vorhanden: der Sicherheitsbeauftragte, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und/oder der zuständige Betriebsarzt beziehungsweise die Betriebsärztin, ein Vertreter oder eine Vertreterin des Betriebsrats und die jeweilige Führungskraft aus der gerade besuchten Abteilung. Die aktive Teilnahme an der Begehung zeigt, wie wichtig Ihr Unternehmen das Thema Arbeitssicherheit nimmt und motiviert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, sich mit dem Thema intensiver zu beschäftigen.In Einzelhandelsbetrieben und Filialbetrieben, in denen keine Führungskraft anwesend ist, kann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin den BGHW-Außendienst begleiten.
Was sollten Sie unbedingt beachten?
Nutzen Sie die Gelegenheit der persönlichen Begegnung, um Fragen zu stellen und bei Unklarheiten nachzufragen. Ein offener Dialog zwischen Ihnen und dem Mitarbeitenden der BGHW entsteht nur durch eine gute Atmosphäre. Diskussionen sind erwünscht und helfen, die beste Lösung bei Problemen zu finden. Hilfreich ist es, einen geeigneten Raum für das Gespräch zur Verfügung zu stellen und alle benötigten Unterlagen griffbereit zu haben. Aufsichtspersonen sind im gesetzlichen Auftrag unterwegs. Das Recht zum Betreten sämtlicher Betriebsräume ist ihnen nach Sozialgesetzbuch VII gegeben (§§ 17-19). Damit verbunden ist die Verpflichtung über Betriebsgeheimnisse und sonstige sensible Informationen Stillschweigen zu bewahren. Wird die Unterstützung bei der Betriebsbesichtigung oder gar der Zutritt verweigert, kann ein Bußgeld verhängt werden.
Wie läuft die Betriebsbegehung ab?
Vorgespräch, Betriebsrundgang und Nachbesprechung – das sind die Bestandteile einer Betriebsbegehung. Während des Vorgesprächs prüft der BGHW-Vertreter stichprobenartig die Gefährdungsbeurteilung, spricht das Thema Arbeitsunfälle an und weist auf aktuelle Regelungen und Entwicklungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz hin. Danach folgt die Begehung des Betriebs. In der Nachbesprechung wird zunächst zusammengefasst, was während der Begehung aufgefallen ist. Anschließend werden die Ergebnisse und die daraus resultierenden Maßnahmen diskutiert. Es wird vereinbart, wie und bis wann die bestehenden Mängel beseitigt werden. Danach wird ein Folgetermin vereinbart.
Welche Dokumente müssen vorliegen?
Der Berufsgenossenschaft sollten eine Reihe verschiedener Dokumente vorgelegt werden können. Dazu gehören beispielsweise:
- Aufgabenübertragung im Arbeitsschutz („Übertragung von Unternehmerpflichten“, zum Beispiel auf einen Betriebsleiter oder eine Betriebsleiterin laut ArbSchG)
- schriftliche Bestellungen: Hierzu gehören etwa die Sicherheitsfachkraft, Betriebsarzt oder Betriebsärztin, Sicherheitsbeauftragte, betriebliche Ersthelfer oder Gefahrgutbeauftragte
- schriftliche Beauftragungen (zum Beispiel Kranbetrieb, Gabelstapler)
- Nachweis arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen
- Unterweisungsnachweise (Dokumentation der Erst- und Folgeunterweisungen)
- Betriebsanweisungen
- aktuelle Gefährdungsbeurteilung
- Gefahrstoffverzeichnis
- Sicherheitsdatenblätter
- Nachweis zu Erste-Hilfe Einrichtungen, Verbandbuch
- Notfall- und Evakuierungsplanung
- Prüfberichte über den Brandschutz, Rettungseinrichtungen elektrische Anlagen und Betriebsmittel
- Verzeichnis notwendiger PSA (Persönliche Schutzausrüstungen, zum Beispiel Gehörschutz)
- Hautschutzplan
- Regelungen zum Einsatz von externen Mitarbeitenden, Ferienjobbern etc.
Was passiert, wenn Mängel festgestellt werden?
Je nach Schwere der Mängel werden diese festgehalten und in einem so genannten Revisionsschreiben dem Unternehmen einige Tage später formal mitgeteilt. In der Regel ist damit eine Fristsetzung zur Meldung der Mängelbeseitigung verbunden. Leichte Mängel werden mündlich während der Besichtigung mitgeteilt. Hierüber macht sich die Aufsichtsperson eine Notiz, um beim nächsten Besuch die Mängelbeseitigung zu überprüfen. Eine Kopie des Revisionsschreibens erhält der Betriebsrat soweit im Unternehmen vorhanden.
Wie sollte eine Betriebsprüfung nachbereitet werden?
Sie sollten während der Betriebsbegehung ein eigenes Protokoll führen. Damit dokumentieren Sie nicht nur Interesse an der Mängelbeseitigung, sondern haben auch die Möglichkeit, den Inhalt des Revisionsschreibens besser nachzuvollziehen. Wenn es Auflagen gibt, sollten die nötigen Maßnahmen und einzuhaltenden Termine den verantwortlichen Führungskräften mitgeteilt werden. Beziehen Sie bei der Umsetzung der Schutzmaßnahmen Ihre Sicherheitsbeauftragten, Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit beziehungsweise Ihre Betriebsärztin oder Betriebsarzt mit ein. Setzen Sie sich rechtzeitig vor Fristablauf mit der für Sie zuständigen Ansprechperson bei der BGHW in Verbindung. Im Idealfall teilen Sie ihm schriftlich die Beseitigung aller Mängel mit. Andernfalls können Sie um eine weitere oder intensivere Beratung bei problematischen Schutzmaßnahmen bitten.
Das hört sich alles nach sehr viel Organisation an. Ist es meistens aber gar nicht! Wir haben für Sie nochmals alles kurz und knackig in unseren fünf Tipps zusammengefasst.
Was tun, wenn BGHW oder Gewerbeaufsicht anklopfen?
1. Nehmen Sie sich Zeit!
Terminvereinbarungen sind möglich, aber nicht so einfach zu realisieren. Die Außendienst-Mitarbeitenden der BGHW besuchen oft mehrere Unternehmen an einem Tag. Die benötigte Zeit ist meistens nicht vorhersehbar. Deshalb kommt der Besuch oft unangemeldet und damit überraschend. Wenn es für Sie zeitlich wirklich schwierig wird, beauftragen Sie Ihre Stellvertretung oder einen Sicherheitsbeauftragten, die Betriebsbesichtigung zu begleiten. Wenn es gar nicht anders geht, machen die Kolleginnen und Kollegen im Außendienst einen neuen Termin mit Ihnen aus.
2. Ersparen Sie sich langes Suchen!
Legen Sie sich einen Ordner „Arbeitsschutz“ an. Sammeln Sie Unterlagen an einem Ort. Dazu gehören die von Ihnen durchgeführte Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen, Unterweisungsnachweise, technische Prüfberichte für zum Beispiel Gabelstapler, Automatiktüren und Rolltore oder Hubladebühnen, Ausbildungsnachweise für Gabelstaplerfahrer und Ersthelfer sowie die Korrespondenz mit der BGHW oder der Gewerbeaufsicht bzw. dem staatlichem Amt für Arbeitsschutz.
3. Informieren Sie den Betriebsrat!
Sofern ein Betriebsrat in der Betriebsstätte vorhanden ist, informieren Sie ein Mitglied des Betriebsrats über den Besuch der BGHW. Betriebsräte haben das Recht, an einer Begehung teilzunehmen.
4. Beteiligen Sie die Sicherheitsbeauftragten!
Wenn Sie Sicherheitsbeauftragte in der Betriebsstätte bestellt haben, kennen diese in der Regel die Kollegin oder den Kollegen im Außendienst durch ihre Seminarbesuche bei der BGHW.
5. Machen Sie sich Notizen, stellen Sie Fragen!
Notieren Sie Hinweise während des Rundgangs im Betrieb. Sie haben auch die Möglichkeit, Fragen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit und zur BGHW zu stellen. Sie erhalten immer eine Antwort, um gemeinsam die beste Lösung für ein sicherheitstechnisches Problem zu finden.
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